GPA-online ist eine webbasierte Software, für die jeder Mitarbeiter persönliche Login-Daten bekommt, über die er sich anmeldet und seine individuellen Tätigkeiten erfasst.

Wann ist der Einsatz von GPA-online sinnvoll?

Es gibt eine Reihe von Einsatzmöglichkeiten für GPA-online:

• wenn eine Vielzahl an Prozessen einer große Organisation in kurzer Zeit beschrieben werden soll
• wenn es notwendig ist, im Rahmen eines Optimierungsprojektes Prozesse zu priorisieren und Rationalisierungspotenziale zu identifizieren
• wenn ein e-Government-Masterplan erstellt werden soll
• wenn alle Mitarbeiter an der Prozessaufnahme beteiligt werden sollen

Ist GPA-online sicher?

Wir verbürgen uns für die vertrauliche Behandlung sämtlicher Unternehmensdaten. Die Auswertungen werden ausschließlich den jeweiligen Projektverantwortlichen zugänglich gemacht. Die Informationen fließen nicht in übergeordnete Projekte, sondern bleiben Eigentum der durchführenden Organisation. Auf besonderen Wunsch ist es möglich, die Daten verschlüsselt zu erfassen und zu übertragen. Hierfür entstehen jedoch Kosten, die die durchführende Organisation übernehmen muss.

Was kostet die Nutzung von GPA-online?

Die Durchführung einer Geschäftsprozessaufnahme mit GPA-online ist kostenlos und unverbindlich. Wir möchten mit diesem Service Organisationen den Nutzen verdeutlichen, regelmäßig die eigenen Geschäftsprozesse auf den Prüfstand zu stellen und letztendlich ein echtes Geschäftsprozessmanagement einzuführen.

Standardauswertungen von GPA-online

Folgende Standardauswertungen bietet Ihnen GPA-online:

• 1. Aufstellung sämtlicher Tätigkeiten (betriebsumfassend oder pro Abteilung)
• 2. Aufstellung der Tätigkeiten nach Dauer und Häufigkeit
• 3. Aufstellung der optimierten Tätigkeiten nach Dauer und Häufigkeit
• 4. Welche Tätigkeiten haben keine EDV Unterstützung?

Wie funktioniert GPA-online im Detail?

Ein leicht verständliches Menü führt den Anwender bei der Eingabe seiner Tätigkeiten durch die einzelnen Parameter. Folgende Informationen werden erhoben: Beschreibung der einzelnen Tätigkeiten, verwendete Hilfsmittel, Optimierungspotenziale bzw. Schwachstellen, Mengen- und Zeitgerüste sowie Inputs und Outputs.

1. Tätigkeitsbeschreibung

Um welche Tätigkeit handelt es sich?

Der Arbeitsschritt wird benannt und mit ein paar Sätzen inhaltlich beschrieben.

2. Hilfsmittel

Welche Hilfsmittel werden eingesetzt?

An dieser Stelle trägt der Mitarbeiter ein, welche Hilfsmittel er zur Ausführung der Tätigkeit benörtigt. Das können EDV-Systeme, elektronische Workflows, Excel- oder Wordvorlagen, Papier– oder digitale Formulare sein. Um bei der Auswertung nachvollziehen zu können, wie komplex die Formulare sind, können sie an dieser Stelle hochgeladen werden.

3. Optimierungspotenzial

Was müsste anders laufen?

Die Mitarbeiter beschreiben, wie die Ausführung der Tätigkeit optimiert werden könnte. Häufig haben sie bereits konkrete Vorstellungen, wie sich ihre Arbeit leichter gestalten ließe. Diese Impulse sollten unbedingt genutzt werden, da sie die Akzeptanz eines Optimierungsprojektes deutlich steigern.

4. Mengen- und Zeitgerüst definieren

Wie lange dauert die Ausübung einer Tätigkeit und wie häufig wiederholt sie sich?

Die Angaben zu Häufigkeit und Dauer dienen dazu, Prioritäten beim späteren Optimierungs- oder Automatisierungsprozess zu setzen.

5. Beschreibung des Inputs und des Outputs

Wer arbeitet wem zu?

Die Parameter Input und Output dienen dazu, interne und externe Schnittstellen zwischen den verschiedenen Organisationseinheiten zu erkennen und abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse nachzuvollziehen.