 GeschäftsprozessanalyseDie Voraussetzung für Geschäftsprozessoptimierung ist eine Bestandsaufnahme der tatsächlich anfallenden Tätigkeiten und der Art und Weise, wie sie erledigt werden.
In vielen Chefetagen herrscht die Meinung, dass eine detaillierte Erfassung der Geschäftsprozesse überflüssig ist. Schließlich wisse jeder, was er zu tun habe. Die Ist-Aufnahme sei zudem nicht wertschöpfend, sondern koste nur Zeit und Geld.
Der Verzicht auf eine aussagekräftige Ist-Aufnahme ist jedoch die häufigste Ursache für das Scheitern von Geschäftsprozessoptimierungen.
Wie lässt sich also diese Pflichtaufgabe bewältigen? Es gibt zwei Möglichkeiten für eine erfolgreiche Bestandsaufnahme der Geschäftsprozesse: Die moderierte Ist-Aufnahme in Arbeitsgruppen oder GPA-online - eine Methode, die wir gemeinsam mit dem Beratungsunternehmen UBK GmbH entwickelt haben.
Die Eigenschaften der beiden Methoden im Überblick: | GPA-online | Moderierte Aufnahme | | Alle Mitarbeiter werden in die Prozessaufnahme mit einbezogen | Durch Diskussion in der Arbeitsgruppe werden bereits bei der Aufnahme Probleme offensichtlich | | Erfassung der Prozesse und Tätigkeiten erfolgt nahezu vollständig | Gruppenzusammenstellung erlaubt abteilungsübergreifende Prozessaufnahmen | | Mitarbeiter sind in ihrer Zeiteinteilung für die Prozessaufnahme frei | Prozessaufnahme und Schwachstellenanalyse finden zeitgleich statt | | Geringe (Opportunitäts-) Kosten | Bei Verwendung von Modellierungstools: | | | Prozesse werden grafisch und textlich dargestellt | | | Ergebnisse können für die Optimierung direkt weiterverwendet werden |
Geschäftsprozessaufnahme mit GPA-onlineGPA-online ist eine webbasierte Software, für die jeder Mitarbeiter persönliche Login-Daten bekommt. Ein leicht verständliches Menü führt den Anwender durch die Erfassung der verschiedenen Parameter einer Tätigkeit.  | | | Die Parameter der Geschäftsprozessaufnahme mit GPA-online |
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Folgende Informationen werden erhoben und dokumentiert: - einzelne Tätigkeiten (textlich)
- verwendete Hilfsmittel
- Optimierungspotenziale bzw. Schwachstellen
- Mengen- und Zeitgerüste
- Inputs und Outputs
Detaillierte Informationen zu GPA-online finden Sie hier. Moderierte AufnahmeIn Workshops erheben unsere Berater gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern Ihre Geschäftsprozesse und dokumentieren sie in der Analysesoftware AENEIS sowohl grafisch und textlich.  | | | Visualisierung der Orga-Einheiten mit AENEIS pro Verwaltung |
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Dabei entsteht ein konstruktiver Dialog zwischen allen Beteiligten. Unterschiedliche Auffassungen über die Tätigkeiten, Schwachstellen in der Kommunikation und Unklarheiten bei den erforderlichen In- und Outputs werden hier bereits deutlich. Diese Informationen helfen unseren Beratern, Schwachstellen und Optimierungspotenziale frühzeitig zu erkennen.
Die so gewonnenen Erkenntnisse sind für die spätere Optimierung von großem Nutzen.
Die in AENEIS dokumentierten Prozesse bilden die Basis für eine spätere Optimierung. Sie können zur weiteren Bearbeitung eins zu eins übernommen werden. Dadurch wird der Zeitaufwand für die Dokumentation der optimierten Geschäftsprozesse deutlich gesenkt.
Folgende Informationen werden in AENEIS dokumentiert: - Aufbauorganisation
- Prozessabläufe (grafisch und textlich)
- Schwachstellen
- Informations- und Kommunikationssysteme
- Verwendete Formulare und Dokumente
- Inputs und Outputs
- Informationen zum Datenschutz
- Einbindung des Personalrats
- EDV-Masken
- Schnittstellen
- Datenmodelle
- Interne Kontrollsysteme
- Rechtsnormkonformität
- Ethische Verträglichkeit
Mehr Informationen zu AENEIS finden Sie hier. | 
