Freie und Hansestadt Hamburg, Behörde für Jugend und Soziales

Harmonisierung der Arbeitsweise der Bezirksjugendämter, Erstellung eines Detailpflichtenheftes zur Auswahl bzw. Ausschreibung einer Jugendamtssoftware Ausgangssituation

Die Bezirksjugendämter der Freien und Hansestadt Hamburg haben eine eigenentwickelte Software im Einsatz, die durch ein Anwendungssystem abgelöst werden soll, das die Geschäftsprozesse besser unterstützt.

Hierzu ist es notwendig, die Geschäftsprozesse der Bezirksjugendämter zu harmonisieren. Derzeit regelt jedes Bezirksjugendamt seine Geschäftsprozesse selbst und wählt frei geeignete Unterstützungssysteme.

Einbindung aller 600 Mitarbeiter in die Analyse und Soll-Konzeption mit dem Ziel, die Unterstützung der Geschäftsprozessoptimierung durch die Mitarbeiter sicher zu stellen. Vorgehensweise

Grafische und textliche Beschreibung der Ist-Prozesse sowie Analyse der Schwachstellen in einem „Referenzjugendamt“. Anschließend Delta-Analyse und Schwachstellenanalyse der entsprechenden Prozesse in den anderen Bezirksjugendämtern.

Erarbeitung eines Soll-Konzeptes für alle Geschäftsprozesse (ca. 300). Präsentation und Einarbeitung weiterer Optimierungsvorschläge der Mitarbeiter in sämtlichen Bezirksjugendämtern. Einholung der Zustimmung aller Mitarbeiter zum Soll-Konzept. Beschreibung aller notwendigen Software-Funktionalitäten sowie deren Priorisierung und Zusammenfassung in ein Detailpflichtenheft

Sycat 5.3, Mindjet MindManager , Metaplantechnik

Soll-Konzept in grafischer und textlicher Beschreibung, Detailpflichtenheft in elektronischer und Papierform